Kaltimreport.com – Penataan arsip menjadi langkah penting bagi Dinas Ketahanan Pangan (Ketapang) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) dalam menjaga ketertiban administrasi dan memastikan dokumen penting tetap terlindungi. Setelah bertahun-tahun menumpuk, sebanyak 6.608 berkas arsip kini masuk dalam proses pemusnahan sesuai ketentuan kearsipan.
Perwakilan Dinas Ketapang Kukar, Ananias, menjelaskan pemusnahan tersebut dilakukan setelah pihaknya berkonsultasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Langkah ini diambil karena sejak 2008, ketika instansi tersebut masih bernama Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan, belum pernah dilakukan pemusnahan arsip.
“Sejak 2008, belum pernah dilakukan pemusnahan arsip. Akibatnya, record center atau pusat penyimpanan arsip kami menjadi penuh. Karena itu, kami berkonsultasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip yang sesuai ketentuan,” ujar Ananias.
Ia mengatakan, proses penataan dilakukan dengan pendampingan arsiparis untuk memisahkan dokumen yang masih perlu disimpan dari berkas yang telah memenuhi syarat pemusnahan.
“Arsip-arsip ini kami pilah di bawah bimbingan arsiparis. Mereka membantu menentukan dokumen mana yang boleh dimusnahkan dan mana yang harus tetap disimpan, sehingga prosesnya tidak dilakukan sembarangan,” jelasnya.
Berdasarkan hasil pendataan, terdapat 6.608 berkas yang dinyatakan dapat dimusnahkan, dengan rentang tahun arsip sekitar 2008 hingga 2021. Penentuan tersebut mempertimbangkan masa retensi, nilai guna, serta kemungkinan adanya nilai sejarah pada setiap dokumen.
Dalam pelaksanaannya, Dinas Ketapang Kukar sempat mencoba menggunakan mesin pencacah. Namun, jumlah dokumen yang cukup banyak membuat proses berjalan lambat hingga mesin mengalami panas. Pencacahan kemudian dilakukan secara manual untuk memastikan dokumen tidak lagi dapat dibaca maupun dipulihkan informasinya.
“Awalnya kami mencoba menggunakan mesin pencacah, tetapi karena jumlah arsipnya sangat banyak, prosesnya cukup lama dan mesin menjadi panas. Akhirnya, kami melakukan pencacahan secara manual. Yang terpenting, dokumen tersebut tidak bisa dibaca atau dipulihkan kembali,” ungkap Ananias.
Proses pemusnahan tersebut turut disaksikan perwakilan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, Inspektorat, serta Bagian Hukum. Pelibatan sejumlah pihak ini menjadi bagian dari upaya memastikan pelaksanaan pemusnahan berjalan sesuai prosedur.
Setelah dicacah, berkas-berkas tersebut disiapkan untuk diserahkan kepada Dinas Lingkungan Hidup agar dapat dikelola lebih lanjut. Penanganan limbah hasil pencacahan diserahkan kepada instansi yang berwenang, termasuk untuk kemungkinan daur ulang sesuai prosedur yang berlaku.
“Setelah dicacah, berkas-berkas ini kami serahkan kepada Dinas Lingkungan Hidup untuk penanganan lebih lanjut. Kami memahami bahwa pengelolaan limbah merupakan bidang mereka, sehingga kami menyerahkan proses berikutnya kepada pihak yang berkompeten,” katanya.
Ananias menegaskan, tidak semua dokumen lama dapat dimusnahkan. Arsip yang masih memiliki nilai administratif, hukum, maupun sejarah harus tetap dijaga sesuai ketentuan kearsipan.
“Untuk dokumen yang masih memiliki nilai guna, apalagi yang berkaitan dengan kepentingan hukum atau sejarah, tentu tidak boleh dimusnahkan begitu saja. Sementara itu, surat masuk dan surat keluar dapat dipertimbangkan untuk dimusnahkan apabila masa retensinya telah terpenuhi dan arsiparis menyatakan dokumen tersebut tidak lagi memiliki nilai guna,” tuturnya.
Melalui penataan ini, Dinas Ketapang Kukar berupaya menciptakan sistem penyimpanan arsip yang lebih tertib dan efisien. Dengan pemilahan yang cermat, dokumen yang masih dibutuhkan dapat tersimpan dengan baik, sedangkan arsip yang telah memenuhi persyaratan pemusnahan dapat ditangani sesuai prosedur.
Langkah tersebut sekaligus menjadi bagian dari upaya meningkatkan kualitas administrasi perkantoran, sehingga pengelolaan dokumen tidak sekadar berfokus pada penyimpanan, tetapi juga memperhatikan keamanan, manfaat, dan keberlanjutan pengelolaan arsip. (ADV)
